Nicht nur die Unternehmen, sondern auch deren Inhaberfamilien unterliegen seit einigen Jahren einem starken Wandel. Familienmitglieder aus verschiedenen Generationen begegnen sich auf Augenhöhe, um die Zukunft ihres Familienunternehmens gemeinsam erfolgreich zu gestalten. Als probates Mittel hat sich hier die Familienverfassung bewährt. Aber ist es nicht an der Zeit, die Inhalte und auch den Prozess zur Erarbeitung der Familienverfassung grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen?
Denn bevor eine Familie entscheidet, ob und gegebenenfalls wie sie das Familienunternehmen weiterhin in Zukunft prägen will, muss zuerst einmal die familiäre Kommunikationsebene tragfähig sein. Ohne einen konstruktiven und vertrauensvollen Austausch in der Familie, ist keine zukunftsträchtige Entscheidung möglich- auch nicht über einen Verkauf des Unternehmens. Und gerade hier gibt es zunehmend Störungen. Was ist also zu tun?
Familiäre Kommunikationsfähigkeit als Basis
Eine mangelnde Kommunikationsfähigkeit innerhalb der Familie beruht in meisten Fällen aus Konflikten der Vergangenheit. Deshalb ist es für das Moderationsteam bei der Erarbeitung einer Familienverfassung wichtig, die Konflikte und „Fettnäpfchen“ der betroffenen Familie zu kennen. Außerdem sollten dem Moderationsteam die Wünsche, Erwartungen und Sorgen der einzelnen Familienmitglieder bekannt sein. Auf dieser Basis kann die innerfamiliäre Kommunikation in einem moderierten Prozess gestärkt werden.
Rahmen für die Zukunft der Familie und des Unternehmens definieren
Eine weitere Voraussetzung ist Klarheit zu schaffen, wofür die Familie und das Unternehmen stehen. Dabei sind die wechselseitigen Erwartungen sowie etwaige Befürchtungen offen anzusprechen und zu klären. Dazu gehört auch die Frage, weshalb „wir als Familie dieses Unternehmen weiterführen wollen“. Eine Pflicht hierzu aus Tradition oder Erwartung der vorigen Generation reicht nicht aus, um als Familie ein Unternehmen dauerhaft zu halten.
In den meisten Fällen ist diese Ebene der Ziele und Werte für das Unternehmen und für die Familie ausreichend stark, um das Familienunternehmen gemeinsam in die Zukunft zu führen.
Konkrete Regelungen zu sensiblen Punkten
Der vorgenannte Rahmen muss im nächsten Schritt konkretisiert werden und gleichzeitig praxistauglich sein. Hierzu gehören u.a. folgende Fragen, die geklärt werden müssen:
- Wie und nach welchen Kriterien entscheiden wir über Familienkandidaten für die Geschäftsführung bzw. den Beirat? Wer entscheidet darüber? Mit welcher Mehrheit? Wie findet der Auswahlprozess statt?
- Wer unterstützt uns als Familie bei strategischen und wesentlichen Entscheidungen? Brauchen wir hierzu einen Beirat mit Externen? Wenn ja, welche Kompetenzen bekommt der Beirat?
- Welche Aufgaben verbleiben bei der Gesellschafterversammlung? Welches Wissen benötigen die Gesellschafter, um diese Entscheidungen treffen zu können? Und wie erlangen die Gesellschafter dieses Wissen?
- Wie finanziert sich das Unternehmen? Welchen Teil der Gewinne lassen wir dauerhaft im Unternehmen? Wie stehen wir zu Gesellschafterdarlehen?
- Was machen wir, wenn wir uns nicht einigen können? Was machen wir im Konfliktfall? Wer hat die entscheidende Stimme?
- Was ist, wenn ein Gesellschafter ausscheiden möchte?
Wichtig ist, dass alle wesentlichen Punkte in der Familie offen angesprochen und individuell gelöst werden. Auch sollten die Regelungen in regelmäßigen Abständen überprüft und gegebenenfalls nachjustiert werden. Bewährt haben sich auch „Probephasen“, die nach einem Zeitraum von zum Beispiel einem Jahr mit einem Zwischenfazit versehen werden. Bei einer Bestandsaufnahme „Was läuft gut? Was läuft noch nicht so gut?“ lassen sich Verbesserungspotenziale schnell erkennen und umsetzen.
Prozess zur Erarbeitung einer Familienverfassung
Auch Unternehmerfamilien bleiben vom Zeitgeist nicht verschont. Es wird zunehmend schwieriger, gemeinsame Termine zu finden und in Ruhe wichtige Punkte zu diskutieren. Lösungsansätze sind allein nicht zu erarbeiten oder nur in einem langwierigen und kräfteraubenden Prozess.
Vor diesem Hintergrund sollte das Moderationsteam frühzeitig eingebunden werden und mit jedem Familienmitglied ein vertrauliches Einzelgespräch führen. Dies hat zur Folge, dass das Moderationsteam alle wesentlichen Punkte und Themen der Familie in einer Themenlandkarte („Roadmap“) zusammenfassen kann, die dann als Gesamtagenda für die Erarbeitung der Familienverfassung dient. Auf dieser Basis bereitet das Moderationsteam konkrete Lösungsvorschläge als Diskussionsgrundlage mit der Familie vor, die anschließend in gemeinsamen Gesprächen diskutiert und verabschiedet werden.
Darüber hinaus erhält das Moderationsteam durch die Einzelgespräche einen tiefen Einblick in die Kommunikation der Familie und den bestehenden Stolperfallen. Dadurch können Kommunikationsregeln und weitere Hilfestellungen für die gemeinsamen Gespräche mit der Familie vorgeschlagen werden, um von Anfang an eine konstruktive familiäre Kommunikation zu gewährleisten.
Abschluss der Familienverfassung
Die von der Familie erarbeiteten Ergebnisse werden in einem Dokument zusammengefasst und durch Unterschrift aller Beteiligten als Familienverfassung verabschiedet.
Es hat sich bewährt, die Ergebnisse, die in vertraglichen Regelungen festgehalten werden (zum Beispiel Gesellschaftsvertrag, Beitragsordnung) gleichzeitig im laufenden Prozess anzupassen. Dadurch bekommt die Familie einen konkreten Eindruck, was ihre Ergebnisse für das Unternehmen und die künftige Zusammenarbeit als Inhaber des Unternehmens bedeuten. Und die rechtliche Umsetzung ist garantiert und gerät nicht – wie bei vielen anderen Familien – in Vergessenheit.
Fazit
Mit Hilfe der Einzelgespräche und den konkreten Lösungsvorschlägen wird die Familienverfassung in einem überschaubaren Zeitraum umfassend, effizient und individuell erarbeitet. Gemeinsame Termine mit der Familie sind auf diese Weise gut vorbereitet und vermindern den Zeiteinsatz für die Familienmitglieder.
Die parallel erfolgende Anpassung der vertraglichen Regelung führt ebenfalls zu einer Zeitersparnis, da die vereinbarten Ergebnisse der Familie noch sehr präsent sind. Nach Abschluss der Familienverfassung kann damit die Zukunft der Familie und Ihres Unternehmens neu beginnen.
